Was Sie wissen müssen:
Spätestens seit Beginn der Corona Pandemie versuchen Unternehmen physischen Kontakt zu Kunden und Partnern zu reduzieren. Dies kann nicht nur Infektionsrisiken reduzieren, sondern auch Kosten senken, Effizienz erhöhen, und Arbeitszeit einsparen. Selbiges gilt natürlich auch für das Auditieren von Management-Systemen.
Audits können gemäß ISO 19011 sowohl beim Kunden, als auch online, oder kombiniert durchgeführt werden. Von entscheidender Bedeutung sind bereits im Vorfeld die richtige Planung und die Abwägung von Chancen und Risiken. Unter keinen Umständen darf das Auditieren aus der Ferne die Audit-Ziele gefährden. Ob dies gelingt, ist vor allem abhängig vom Know-how der Auditoren. Bei der Planung sollten diese deshalb folgende Punkte beachten:
Welche Ressourcen werden zur Durchführung des Autos benötigt?
Welche Methoden sollen Anwendung finden?
Wie soll das Audit-Programm genau aussehen?
Wie ist es um die Eignung und Kompetenz des Audit-Teams bestellt?
Folgende Anforderungen sollten auf jeden Fall erfüllt sein:
- Die technischen Voraussetzungen beim Kunden, die einen reibungslosen Fernzugriff ermöglichen.
- Alle relevanten Daten und Dokumente müssen unabhängig von der Prozessumgebung online verfügbar sein.
- Der Auditor muss mit dem Unternehmen und dessen Management System vertraut sein.
Allerdings gibt es auch Kriterien, die das Auditieren aus der Ferne gänzlich ausschließen.
Sind beispielsweise beim letzten Audit größere Mängel festgestellt worden, oder haben sich seitdem größere Änderungen an den Prozessen des Unternehmens ergeben, muss das folgende Audits in jedem Fall vor Ort durchgeführt werden. Auch wenn das Management System eines Unternehmens zum ersten Mal zertifiziert werden soll, kann dies nicht durch einen Fernaudit geschehen. Zudem besteht noch die Möglichkeit, dass bestimmte Prozesse so viele Variablen enthalten, dass es sinnvoll ist, diese direkt beim Kunden in Augenschein zu nehmen.
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, müssen sowohl im zu auditierenden Unternehmen alles auch beim Audit Team vorab die richtigen Weichen gestellt werden. Zunächst einmal benötigen alle Teilnehmer die ausreichende Bandbreite, um störungsfreie Audio und Video Übertragung und zugleich den Zugriff auf alle relevanten Daten zu gewährleisten. In jedem Fall sollten Sie auch auf die Einhaltung der Datenschutz und Informationssicherheit Standards achten.
So bleiben auch im Fernaudit ihre Prozesse im Fluss.