Im betrieblichen Alltag werden wir immer wieder mit dem Begriff „Prozess“ konfrontiert.
Aber was ist das genau?
Wie definiert man einen Prozess?
Welche Arten von Prozessen gibt es?
Ein Prozess ist definiert durch einen Satz zusammenhängender Tätigkeiten die eine oder mehrere Eingaben in Ergebnisse umwandeln.
Er ist also eine sinnvolle Aneinanderreihung von Tätigkeiten zur Erreichung eines Ziels.
Bei der Beschreibung von Prozessen geht es meist darum, Schnittstellen innerhalb von Prozessen oder zwischen Prozessen transparent zu machen oder zu optimieren. Durch die Ausrichtung aller Prozesse im Unternehmen auf einen Gesamtziel, zum Beispiel Kundenzufriedenheit, soll sichergestellt werden, dass nicht einzelne unternehmerische Abläufe zueinander im Konflikt stehen oder dem übergeordneten Ziel entgegenstehen.
Bei der Definition eines Prozesses ist es wichtig, dass einzelne Tätigkeiten miteinander im Zusammenhang stehen und am Schluss ein klares Ergebnis steht.
Auch wenn es für sich häufig wiederholende Prozesse oft nicht zwingend notwendig ist diese zu visualisieren, kann dies durchaus sinnvoll sein um die Transparenz zu erhöhen, Schnittstellen besser zu erkennen oder den Prozess für neue Mitarbeiter*innen verständlicher zu machen.
Um nun den Überblick über das Geschehen im Unternehmen zu behalten macht es durchaus Sinn die Prozesse in verschiedene Arten und Kategorien einzuteilen und voneinander zu unterscheiden.
Eine Option ist es Prozesse nach ihrem Zweck zu unterteilen, hier ist oft von Managementprozessen, Kernprozessen und Unterstützungsprozessen die Rede. Während Kernprozesse im weitesten Sinne direkt auf Wertschöpfung, also Produktion und Dienstleistungserbringung abzielen (inklusive Vorbereitung, Prüfung und Versand), bilden Unterstützungsprozesse gewissermaßen das Fundament, ohne das die Kernprozesse nicht aufrechterhalten werden könnten.
Bei Managementprozessen handelt es sich um all jene Abläufe im Unternehmen, die mit Führung, Planung und der strategischen Ausrichtung der Organisation zusammenhängen.
Es bedarf wohl keiner Erklärung, dass es wirtschaftlich sinnvoll ist, die Kern- und Unterstützungsprozesse möglichst ausfallsicher zu gestalten.
Klassische Unterstützungsprozesse wären zum Beispiel Beschaffung, Instandhaltung und Entwicklung.
Während beispielsweise Zielvereinbarung und Personalplanung zu den Managementprozessen gezählt werden dürfen.
Eine weitere Möglichkeit ist die Unterscheidung in Haupt- und Teilprozesse. Hier wird nach der Dimension und Komplexität der einzelnen Schritte unterschieden.
Ein Hauptprozess, wie zum Beispiel die Produktion, kann in viele kleine Teilprozesse untergliedert werden, die sowohl nacheinander als auch parallel stattfinden können. Beim Beispiel Produktion können beispielsweise verschiedene Einzelteile parallel gefertigt werden. Die Fertigung jedes Einzelteils ist als Teilprozess zu verstehen. Für den Hauptprozess steht in diesem Beispiel die Summe aller Einzelfertigungen und die Montage dieser Teile.
Um Prozesse sinnvoll zu beschreiben, betrachten wir in welcher Beziehung und Wechselwirkung Kunden Mitarbeiter und andere interessierte Parteien zueinander und zum Unternehmen stehen.
Die wichtigsten Kriterien einer jeden Prozessbeschreibung sind dabei:
- Ziel und Zweck des Prozesses
- Ein aussagekräftiger Name
- Voraussetzungen und der erste Schritt
- Der letzte Prozessschritt
Als nächstes wird zum Beispiel definiert:
- Welche Partner für die Durchführung nötig sind
- Welche technischen Voraussetzungen, Werkzeuge, Dokumente oder ähnliches benötigt werden
- Welche Leistungsindikatoren relevant sind
- Arbeitsschutz, Umweltschutz, Datenschutz, Qualitätsstandards
- Chancen und Risiken des Prozesses
Um einen umfassenden Überblick zu gewährleisten, werden in einer Prozesslandschaft alle Prozesse des Unternehmens dargestellt.
Hier sind zu allen Prozessen die untergeordneten Teilprozesse erfasst.
Dazu gibt es diverse Methoden der grafischen Aufbereitung.
Durch die Erstellung einer Prozesslandschaft werden die Beziehungen und Wechselwirkungen zwischen Prozessen visualisiert. Dies kommt dem Verständnis der Struktur zugute und kann bei der Kommunikation mit interessierten Parteien oder bei Audits sehr hilfreich sein.
Durch Visualisierung bleiben Ihre Prozesse im Fluss!