Um die Ressourcen für die Aufrechterhaltung und Verbesserung der operativen Prozesse im Unternehmen und dessen Qualitätsmanagementsystem festzulegen bedarf es zunächst einer gewissen Planung.
Hierzu sollten Sie sich zunächst folgende Fragen stellen:
- Welche Personen mit welchen Fähigkeiten und Fertigkeiten werden benötigt?
- Stichwort strategische Personalplanung.
- Welches Know-how muss vom Unternehmen zur Verfügung gestellt werden?
- Stichwort Spezifikationen für Produkte und Dienstleistungen, Prozessbeschreibungen.
- Welche Infrastruktur und Prozessumgebung ermöglicht einen reibungslosen Arbeitsablauf?
- Stichwort Produktionsstandorte, Betriebsmittel etc.
- Wie können Mittel zur Überwachung und Messung bereitgestellt und aufrechterhalten werden?
- Stichwort Kalibrierung, Verifizierung und Kennzeichnung von Messmitteln.
- Stichwort Konformität der Produkte oder Dienstleistungen.
- Welche dokumentierten Informationen werden erstellt und aufbewahrt um die Eignung dieser Ressourcen nachweisen zu können?
- Stichwort geistiges Eigentum, Normen und Erfahrung.
Im nächsten Schritt sollten Sie Ihre Prozesse unter die Lupe nehmen.
Bei der Betrachtung von Arbeitsabläufen werden Sie feststellen, dass es Überschneidungen gibt. So kommt es vor, dass für ähnliche Prozesse häufig auch dieselben Ressourcen benötigt werden. Je spezieller jedoch der Prozess, desto mehr Besonderheiten können die Ressourcen aufweisen. Um diesem Umstand Rechnung zu tragen ist es empfehlenswert im Voraus zu eruieren, für welche Prozesse welche Ressourcen bereitgestellt werden müssen. Sind diese dann im Einsatz, empfiehlt es sich nochmals deren Eignung zu bewerten. Dies kann durch ein Bewertungssystem mit Punkten, durch ein Ampelsystem oder ähnliches erfolgen. Wichtig ist hier nur, dass die Mitarbeiter*innen, die diese Bewertung vornehmen auch deren Bedeutung kennen. Als Hilfestellung zur weiteren Spezifikation kann die Möglichkeit einer Kommentarfunktion dienen.
Die richtige Form:
Hier gibt es keine allgemein gültige Lösung. Wichtig ist, dass die Lösung für Sie und Ihr Unternehmen funktioniert. Beraten Sie sich mit Ihren Mitarbeiter*innen und nutzen Sie deren Erfahrung. Sinnvoll ist es meist eine Art von Filterfunktion zu verwenden, wie sie beispielsweise gängige Tabellenkalkulationen bieten. Dies macht das Ganze deutlich überschaubarer. Pflegen Sie nun alle Ressourcen mit den dazugehörigen Prozessen ein und führen Sie eine Bewertung durch. Diese Bewertung sollte unbedingt regelmäßig wiederholt werden. Das kann sowohl anlassbezogen nötig sein, als auch turnusmäßig geplant werden. Hierfür bietet sich beispielsweise der Zeitpunkt vor einem internen Audit an. Vermerken Sie das am besten mit in Ihrem Auditprogramm oder Jahresplan.
Nebeneffekt: Haben Sie zum Beispiel erst eine Auflistung Ihrer Betriebsmittel erstellt, wird es wesentlich leichter wiederkehrende Vorgänge zu planen.
Beispielsweise:
- Kalibrierung von Messmitteln
- Wartungsintervalle
- Prüfung ortsveränderlicher Betriebsmittel
- Prüfung elektrischer Anlagen
- Schulung und Unterweisung der Mitarbeiter*innen
- Betriebsärztliche Untersuchungen
Zu guter Letzt stellen Sie durch die regelmäßige Bewertung Ihrer Ressourcen auch Defizite in deren Eignung fest und können zum Wohle des Unternehmens und Ihrer Kund*innen gegensteuern.
So bleiben Ihre Prozesse stets im Fluss!